PP 837 Maillefer S.A., 1899-2003 (Fonds)

Contexte de plan d'archivage
Archives cantonales vaudoises (Archives) P Archives privées (Section) PP numérique Archives privées entrées dès 1979 (Sous-section) PP 836 Gaudard-Barber (Madeleine), 1827-2001 (Fonds) PP 837 Maillefer S.A., 1899-2003 (Fonds) PP 837/1-32 Fonction administrative., 1899.01.01-2003.12.31 (Sous-fonds) PP 838 Briod (famille), 1656.10.25-1907.02.22 (Fonds)

Zone d'identification
Cote:	PP 837
Cote de gestion:	T 115
	U 36
Titre:	Maillefer S.A.
Dates:	1899 - 2003 Date de constitution: 1900-2003.
Période de création:	1899 - 2003
Niveau:	Fonds
Importance matérielle:	121 volumes, 95 registres, 20 classeurs, 5 livrets, 184 cahiers, 2 carnets, 25 brochures, 5 fascicules, 2 dépliants, 5 portefeuilles, 1 porte-documents, 150 enveloppes, 9 caisses, 9 boîtes, 1 album, 354 photographies, 1 cassette vidéo, 1 éventail, 1 chemise, 16 négatifs
Mètres linéaires:	13,00

Zone du contexte
UD - Producteur des documents (Association):	Maillefer S.A.
Historique archivistique:	Les archives ont suivi les divers sièges de la société, d'abord à Romainmôtier, puis à Renens, enfin à Ecublens. A l'exception de deux documents datant de 1965, tous les documents ont été réunis ou produits par Willi Schwarzenbach entre novembre 1993 et avril 1994. Ils sont restés dès lors en possession de celui-ci
Modalités d'entrée:	A la suite d'un appel téléphonique du 7 décembre 2004, Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, rend visite, le 9 décembre 2004, à André Gosselin, Marketing Manager, Maillefer SA. La question initiale était l'avenir de 12 boîtes en bois et en plastique d'environ 50 plaques sur verre par contenant, exécutées entre 1929 et 1950. La discussion a porté rapidement sur le devenir de l'ensemble des archives antérieures à 1985. Une lettre a été adressée dans ce sens, le 14 décembre 2004, par Gilbert Coutaz, à Manuel Felder, directeur de Maillefer SA. Des rencontres directes du 15 avril et du 19 mai 2005, il est ressorti que la direction de Maillefer SA était d'accord de remettre en dépôt ou en donation les archives historiques de l'entreprise. Le déménagement est intervenu le 27 juin 2005. Le second lot a été donné aux Archives cantonales vaudoises par l'intermédiaire de Willi Schwarzenbach (5, rue des Charpentiers, 1110 Morges). La donation s'est faite le 11 mai 2007.
Date d'entrée:	27/06/2005
	11/05/2007

Zone du contenu et de la structure

Contenu:

Le fonds PP 837 contient des documents permettant de retracer l'histoire de Maillefer SA sur plus de cent ans.
Le fonds d'entreprise a été subdivisé en cinq sous-fonds.
"Un premier sous-fonds contient divers historiques de l'entreprise ainsi que des documents produits par la direction générale, soit essentiellement des procès-verbaux d'assemblées générales du Conseil d'administration et des procès-verbaux d'assemblées générales des actionnaires.
"Un deuxième sous-fonds rassemble les pièces comptables. Nous retrouvons d'une part, des journaux de comptes et divers rapports relatifs à la comptabilité de l'entreprise et d'autre part, divers registres contenant des informations au sujet des commandes, des livraisons et des facturations émises par l'entreprise.
"Un troisième sous-fonds rend compte des activités commerciales de Maillefer SA. Ce dernier a été décomposé en deux sections principales. Une première regroupe desdocuments "à usage interne de l'entreprise". Pour l'essentiel ils'agit de rapports, en général confidentiels, sur les activités des départements s'occupant de la vente des produits. Figure également des catalogues internes et des listes des prix, des concurrents et des clients. Une seconde section réunit d'une part des documents à usage publicitaire : essentiellement des catalogues et brochures présentant des gammes de produits. D'autre part, nous retrouvons des éléments rendant compte des pratiques et des stratégies promotionnelles des produits de l'entreprise : foires, expositions, séminaires auxquels l'entreprise a participé (ou même initié) et diapositives destinées à séduire des acheteurs potentiels.
"Un quatrième sous-fonds s'intéresse d'avantage à la dimension technique des activités de l'entreprise. Ce dernier se compose notamment d'études réalisées par l'entreprise sur ses machines et sur des matériaux. Une partie importante de ce sous-fonds est occupée par "la bibliothèqueMaillefer" dans laquelle l'on retrouve notamment des études et desouvrages réalisés par Charles-Edmond Maillefer.
"Un cinquième et dernier sous-fonds offre un point de vue sur le personnel et les activités sociales de l'entreprise. Premièrement, celui-ci se compose de listes et de photographies du personnel lors d'événements organisés par l'entreprise. Deuxièmement, de règlements encadrant les activités et les divers fonds d'aides mis à la disposition du personnel.
De cette grande diversité d'éléments qui composent le fonds Maillefer, il est possible de mettre en relief quelques ensembles (en raison de leur intérêt ou de leur originalité), au même titre que quelques ensembles manquants ou supposés comme tel.
Ce fonds contient des pièces atypiques. Il s'agit de caisses en bois volumineuses contenant des diapositives sur support de verre datant du début du vingtième siècle. Ces images de machines rendent compte plus généralement d'une stratégie commerciale adoptée semble-t-il dès les débuts de l'entreprise : la promotion des produits par l'image.
L'on peut également souligner l'importance matérielle du sous-fonds "Fonction commerciale" notamment en comparaison au sous-fonds "Fonction technique". D'une part, le volume de ce sous-fonds trouve une explication dans la promotion d'envergure internationale des produits : chaque prospectus se décline au minimum en trois langues. D'autre part, étant donné que l'entreprise a été rachetée par Nokia en 1987, il est probable que les "diverses recettes techniques" (notamment la trentaine de brevets) élaborées par Maillefer soient toujours en possession de la firme finlandaise.
Concernant les documents méritant peut-être une attention particulière, mentionnons : les rapports du contrôleur de gestion (PP 837/43); l'impôt fédéral sur les bénéfices de guerre (PP 837/52); les listes des concurrents et des clients (PP 837/60); les rapports d'activité du service marketing (PP 837/63); "Créer pour survivre" (PP 837/113).
Des lacunes peuvent être constatées dans les procès-verbaux du Conseil d'administration (PP 837/25); dans ceux de l'Assemblée générale des Actionnaires (PP 837/26); dans les rapports annuels du Conseil d'administration (PP 837/30); dans les journaux comptables (PP 837/34-35). Et de manière plus générale, ce fonds contient très peu d'informations au sujet de "l'ère Nokia".
Le sous-fonds PP 837/140-152 Willi Schwarzenbach est un complément au fonds PP 837 Maillefer SA, il en constitue la sixième partie.

La majorité des documents concernant la préparation du classeur album, un sous-sous-fonds PP 837/140-151 lui a été consacré. Il contient majoritairement de la documentation photographique et écrite sur les produits de l'entreprise. Un de ses articles s'avère essentiel pour la compréhension de l'articulation des différentes pièces du sous-fonds. Il s'agit d'un classeur dans lequel WilliSchwarzenbach a consigné les étapes successives de son projet et une liste du matériel à sa disposition. Y figure notamment une liste du contenu des plaques de verre contenues et analysées sous la cote PP 837/87.

Seul un dossier PP 837/152 ne concerne pas le classeur album, il contient deux exemplaires d'une photographie de Willi Schwarzenbach, lors d'une installation de gaînage en Ecosse en 1965.

Zone des conditions d'accès et d'utilisation
Règles d'accès:	Libre, à l'exception des documents cotés PP 837/56-98 qui font l'objet d'une réserve de 30 ans à compter de la date portée par le document. L'autorisation est à demander au donateur.
Conditions de reproduction:	Aucun
Langue:	Allemand; Anglais; Arabe; Chinois; Espagnol; Français; Italien; Japonais; Russe; Suédois
Caractéristiques matérielles:	Bande magnétique vidéo; Boîte; Cahier; Classeur; Registre; Volume imprimé; Enveloppe; Photographie

Zone des sources complémentaires
Sources complémentaires:	- PP 432 (Maillefer, Lucy). - Liste des fonds d'entreprise aux Archives cantonales vaudoises
Sources complémentaires hors ACV:	Répertoire des fonds d'archives d'entreprises en Suisse et au Liechtenstein, www.ub.unibas.ch/wwz/vsa/vsa-list.htm (31 octobre 2005)
Bibliographie:	Voir en particulier PP 837/10-24.

Informations internes des archives

Notes de l'archiviste:

Répertoire numérique rédigé par Omar Odermatt, sous la direction de Gilbert Coutaz, le 24 novembre 2005.
Répertoire numérique rédigé par Aurélie Ruffieux, sous la direction de Gilbert Coutaz, le 24 septembre 2007.
Le fonds PP 837 est arrivé aux archives relativement bien classé. Visiblement, du personnel a été mandaté pour s'occuper de l'archivage des documents produits par l'entreprise. Le fonds se décomposait initialement en cinq ensembles matériels : des classeurs; des registres; des volumes (qui composent la bibliothèque); des boîtes d'archivage contenant des documents parfois rangés dans des chemises en plastique, des caisses contenant des diapositives sur support de verre et des photographies.

Les classeurs ont été pour la plupart redistribués dans des enveloppes pour des questions de place. Certains classeurs ont été cependant maintenus en l'état lorsqu'il a été jugé que la disposition de leur contenu était porteur d'informations (par exemple pour saisir une méthode d'archivage ou de communication propre à l'entreprise).

Les registres ont été rassemblés en unités archivistiques autour de différentes séries. Ici, des difficultés ont été rencontrées pour former ces unités, étant donné qu'il était parfois difficile de saisir avec précision à quoi ces derniers se rapportaient dans la comptabilité de l'entreprise.

Les volumes de la bibliothèque ont été classés par langue, du fait qu'il s'agissait essentiellement d'ouvrages techniques. Des plus petits ensembles ont été constitués pour des groupements de livres plus isolés.

La totalité des boîtes d'archivage a été redistribuée et certains documents ont donc été vidés de leurs chemises en plastique.

Les caisses contenant les diapositives sur support de verre ont été maintenues en l'état.

Les photographies ont été physiquement séparées du reste du fonds car leur conditionnement est différent de celui des documents sur papier. De ce fait, la cote T 115 a spécialement été ouverte pour les photographies.

Une autre cote de gestion U 36 a été utilisée pour accueillir une cassette VHS